با سلام

یکی از مشکلات خیریه ما در زمینه عدم تجمیع اطلاعات است.بطوری که ما را در مدیریت خیریه دچار مشکل کرده است.افزونگی داده و عدم وجود نظام ساختار اداری مشکلی است که ادامه فعالیت را برای موسسه ما سخت کرده است در این زمینه چه پیشنهاداتی دارید؟

سلام

خدمت این دوست عزیز باید عرض کنم که مدیریت خیریه بروش سنتی چالشی است برای تمام موسسات خیریه ای که بصورت مکانیزه مدیریت نمیشوند. تنها راه رفع این مسئله مکانیزه سازی خیریه است.

برای مکانیزه سازی خیریه ها راه چاره استفاده از نرم افزار های خیریه است. که به دو روش میتوانید از آنها بهره مند شوید. یکی نوشتن یک نرم افزار اختصاصی خیریه و دیگری استفاده از نرم افزار های خیریه موجود است.

به شخصه سفارش یک نرم افزار اختصاصی را پیشنهاد نمیکنم چون این در اصل از نو اختراع کردن چرخ است. زمانی که یک نرم افزار خیریه به منظور مدیریت موسسات خیریه ساخته شده که موسسات خیریه فراوانی از آن استفاده میکنند و برای آنها رضایت بخش است، استفاده از یک نرم افزار سفارشی کاری اشتباه است.

نرم افزار خیریه آرشیت یکی از آن دسته از نرم افزار هاست که بنده به واسطه سابقه فعالیتم در موسسات خیریه دیدم و جدا از کاربردی بودن آن، عملکرد تخصصی در خیریه ها را نمیتوان نادیده گرفت.

بطور کلی بهترین راه برای مکانیزه سازی خیریه استفاده از پورتال آرشیت است.

مدیریت موسسات خیریه با رویکرد مکانیزه، نیازمند استفاده از چه سامانه هایی است؟

1.سیستم مدیریت نیکوکاران:

نقطه اشتراک تمام موسسات خیریه، نیکوکاران آنهاست. نیکوکاران درتمام موسسات خیریه رکن اصلی در درآمدزایی هستند و سرمایه گذاری روی جذب حداکثری نیکوکاران به معنای سرمایه گذاری روی  تقویت مهمترین رکن درآمدزایی موسسه است. بعبارت دیگر ثبت اطلاعات کامل نیکوکاران  و توانایی های آنها سبب ارتباطی تنگاتنگ و دوسویه خیریه با نیکوکار میگردد. اما سامانه مدیریت نیکوکاران باید چه ویژگی هایی را دارا باشد:

• امکان درج اطلاعات کامل نیکوکاران
• امکان درج توانایی های نیکوکار به منظور استفاده از توانایی های نیکوکاران
• امکان طبقه بندی نیکوکاران بر اساس آدرس
• امکان دسته بندی نیکوکاران بر اساس الویت های موسسه خیریه
• امکان اصلاح اطلاعات نیکوکاران
• گزارش گیری دقیق و درست از نیکوکاران طبق فیلتر های مختلف
• ایجاد حساب کاربری برای نیکوکاران برای سوابق پرداختی و پرداخت آنلاین مبالغ کمک

2.سامانه ثبت و پیگیری قبوض:

آنچه موسسات خیریه باید به آن توجه فراوانی داشته باشند، ثبت دریافتی های موسسه خیریه از محل وجوهات نیکوکاران است که اهمیت آن هنگام دریافت بیلان های مالی و نمودار های درآمدی موسسه کاملا مشخص میگردد. از طرفی دریافت وجوهات بدون ایجاد سند مالی برای آنها سبب ایجاد تعارض و اختلاف در ترازنامه های موسسه خیریه میگردد. پس آنچه باید به آن توجه نمود آن است که ثبت اسناد مالی در موسسه به منظور جلوگیری از وقوع تعارضات مالی از اقدامات لازم برای موسسات خیریه است. اما نرم افزار قبوض خیریه باید دارای چه ویژگی هایی باشد:

• امکان ثبت قبض در سرفصل های کمک متعدد
• وجود سرفصل های کمک بر اساس نیاز هر خیریه
• امکان تفکیک قبوض بر اساس مسیر های موجود
• امکان دریافت تاییدیه حسابداری برای قبوض پرداختی از مسیر های غیرحضوری
• توانایی برای دریافت گزارش های دقیق از هر نوع و با هر قالب
• امکان درج اصلاحیه برای قبوض کمک

3.سامانه مدیریت صندوق صدقات:

یکی از بخش های مهم و حیاتی در برخی از موسسات خیریه، بخش صندوق صدقات است. این بخش در موسسات یکی از پردرآمد ترین و پر بازده ترین بخش هاست که سبب میشود علاوه بر جمع آوری مالی از نیکوکاران، یک مسیر تبلیغاتی نیز برای موسسه باشد که با تبلیغات در سطح محلات سبب افزایش نیکوکاران موسسه و در نتیجه افزایش بازدهی موسسه میگردد. به همین منظور وجود یک نرم افزار صندوق صدقات برای سیستماتیک کردن رویه های مربوط به سفارش صندوق صدقات خیریه، جزو ملزوماتی است که چشم پوشی از آن عواقب جبران ناپذیری برای موسسات خیریه خواهد داشت. اما برای انتخاب یک نرم افزار صندوق صدقات خوب باید به چه نکاتی توجه نمود:

• امکان درج نوع صندوق ها(پلاستیکی، فلزی و ...)
• امکان درج صندوق ها بر پایه نوع و شماره سریال ها
• توانایی درج ماموریت های تکی برای فرآیند های صندوق صدقات
• امکان دریافت آنلاین نتایج ماموریت های صندوق صدقات از ماموران
• امکان درج ماموریت ها بصورت خودکار و بر اساس دوره های تخلیه
• امکان درج ماموریت های صندوق صدقات بر پایه آدرس نیکوکاران
• امکان گزارش گیری از عملکرد مامورین
• امکان گزارش گیری دقیق از نتایج ماموریت ها

4.سیستم مدیریت تاج گل خیریه:

سفارش تاج گل، بنر و استند برای مراسمات شادی و یا ترحیم، از جمله مواردیست که تقریبا در اکثر مراسمات وجود دارد. اما برخی از نیکوکاران به جای سفارش این تاج گل ها یا بنر ها به مجموعه های متولی این امر، به خیریه ها این سفارش را میدهند که سبب جمع آوری مالی از این طریق میگردد. اما عدم هماهنگی بخش های مختلف موسسه در اجرای درخواست های نیکوکاران سبب بروز مشکلات در بخش تاج گل خیریه میگردد. پس استفاده از نرم افزار تاج گل خیریه، ضروری و حیاتیست. اما نرم افزار مدیریت تاج گل باید چه ویژگی هایی را داشته باشد:

• امکان درج تاج گل در انبار تاج گل به تفکیک تعداد طبقات و نوع آنها
• امکان تعیین متن درج شده بر روی تاج گل
• امکان ثبت تعمیرات تاج گل
• امکان درج ماموریت برای فرآیند های مربوطه
• امکان گزارشگیری از بخش های مختلف با توجه به نیاز موسسه
• دریافت آنلاین نتایج ماموریت ها

5.سیستم مددکاری خیریه:

بخش مددکاری موسسات خیریه جزو آن دسته از قسمت هایی است که همواره نیاز به پایش و کنترل دقیق دارد. این بخش تقریبا در تمام موسسات خیریه وجود دارد و مدیریت این بخش همواره یکی از چالش برانگیزترین قسمت های یک موسسه خیریه است. اما واگذاری این بخش به یک نرم افزار مددکاری پرقدرت، سبب افزایش چشمگیر و روزافزون سرعت فرآیند های اجرایی بخش مددکاری خیریه میگردد. اما چه ویژگی هایی این افزایش سرعت را رقم میزند:

• امکان درج مددجویان  بصورت خانوادگی و انفرادی
• امکان درج خدمات متعدد بصورت انفرادی و یا بصورت خانوادگی
• امکان درج وضعیت تحصیلی مددجویان(دانشجویی، دانش آموزی و...)
• امکان درج آخرین وضعیت مددجو و پیگیری وضعیت
• امکان ارزیابی مددجویان طبق سوالات دلخواه مطرح شده
• وجود امکان درج وام و پیگیری اقساط مددجو
• امکان بررسی پیگیری خدمات دریافتی مددجو از سازمان های کمک رسانی و موسسات خیریه دیگر
• توانایی تخصیص مستمری به مددجویان
• امکان دریافت گزارش گیری های دقیق بر اساس نیاز موسسه

6. سامانه کنترل و پایش مستمری

دریافت مبالغ ماهیانه کمک بصورت مداوم از نیکوکاران در سرفصل های کمک عام به موسسه یا کمک خاص به مددجو، جزو یکی از پرطرفدارترین و در عین حال چالش برانگیز ترین بخش های موسسه است.دلیل پرطرفدار بودن این بخش ثابت بودن دریافتی های ماهیانه است که سبب میگردد موسسه نسبت به یک ماه آینده خود یک نقشه راه مشخصی را تبیین نماید. اما دلیل چالش برانگیز بودن این بخش ثبت معوقات و پیگیری پرداخت هاست. که وجود یک نرم افزار مدیریت مستمری این بخش، کمک شایانی به بهره وری بیشتر موسسه میشود. اما نرم افزار مدیریت مستمری خیریه چه ویژگی هایی را باید داشته باشد:

• امکان درج کمک های ماهانه نیکوکاران در سرفصل های تعهدی مورد نظر
• ثبت خودکار معوقات برای نیکوکاران بصورت ماهیانه
• امکان افزودن ماه های آینده برای پرداخت
• امکان حذف و اصلاح تعهد و پیوند
• امکان گزارش گیری از تعهدات و پرداختی ها
• گزارش گیری از تغییرات مبالغ تعهد

7.سیستم مدیریت شعب:

شعب خیریه ها همان بخشی است که بی توجهی به آن و عدم پایش دقیق عملکرد آنها سبب عدم پیشرفت موسسه در بخش های مختلف میشود و توجه به آن و پایش وضعیت درآمدی و عملکردی آنها سبب پیشرفت روز افزون موسسه میگردد. وجود یک نرم افزار مدیریت شعب خیریه، همان روشی است که میتوانید این پایش و کنترل را به شکلی دقیق و لحظه به لحظه انجام دهید. اما چه ویژگی هایی در نرم افزار مدیریت شعب باید وجود داشته باشد تا شما را مجاب به استفاده از آن کند:

• امکان درج شعب
• امکان پایش و کنترل وضعیت درآمدی شعب بصورت تفکیکی
• امکان مشاهده کل اطلاعات شعب و اصلاح اطلاعات شعب
• امکان پایش نمودار درآمدی شعب
• دریافت گزارش های متعدد از شعب

همه ی این سیستم ها را نیاز دارید؟

اگر پاسخ شما به این سوال بله است باید بگوییم نرم افزار خیریه ای که تمام این ویژگی ها را به شما ارائه دهد، ساخته شده. نرم افزاری که اطلاعات نیکوکاران، قبوض کمک، سفارشات صندوق صدقات و تاج گل و بنر و استند را به همراه اطلاعات کامل و دقیق از مددجویان را به همراه تعهداتشان، بصورت تجمیع شده در اختیار شما قرار میدهد. میتوانید نیکوکارانتان را ثبت کنید و برای کمک هایشان قبض صادر کنید و یا تعهداتشان را پیگیری نمایید. برایشان صندوق صدقات تخصیص دهید و ماموریت ثبت کنید و تمام فرآیند های موسسه خود را به این نرم افزار خیربه بسپارید.